★★～惡犬女王。愛的城堡 & 甜蜜花園 ㊣～★★

這篇文章，女王之前一直猶豫要不要寫？就算寫了要不要公開發文？

最後還是決定寫而且公開發文！

寫的原因是因為為這次活動的舉辦的心路歷程做個回顧及檢討，

公開發文是想讓大家也一起不斷的學習、改進、成長！

先說說緣起吧！

還記得之前文章中有寫到，我們單位今年的運作方式改為五大家族的分工運行！

不管是在業績或是徵才上，都是這樣！

也就是除了單位有功能組之外，我們家族也就是一個小單位的意思！

每個家族約莫20人上下，各個家族也會有家長來統籌家族事務，由家長對我們單位老闆負責！

我們家族則是有5個主管所組成的！

三月份本來我們家族就要舉辦戶外的客戶聯誼活動，說是客戶聯誼，其實要帶朋友、家人來也無所謂！

後來老闆得知後，便要求我們改為全單位的大型活動，

並且也要求其他四個家族也要舉辦這樣全單位的活動，每2個月就舉行一次，

而我們選擇在八里左岸打漆彈、騎單車闖關，

在這次的活動中，我學習到了很多事情，也感謝曾經在高中時期當過糾察隊，

我們糾察隊也辦過很多隊上的活動，每次活動人數都有60、70個人，

也讓我有這樣的能力，在辦活動上比較能得心應手！

進入重點談談這次所學的吧！

原本我們一開始是總召之外的分工有活動組、生活總務組、文書組、器材組及攝影組！

活動組主要掌管活動流程、活動企劃，生活總務組則是管理採買食材用品及活動當天食物、水...等物品的發放，

文書組則是海報製作、問卷、報到表的製作，女王就是文書組的組長，

器材組是所有器材的運送、音響、麥克風....等當天場地會用到的硬體設備的準備！

攝影組除了活動拍照之外，還必須要後製成影片！

總召當然就是負責整個活動流程的進度、溝通協調各組及對外統一的窗口、發言人！

實際運作當然沒有想像中這麼簡單，不然我也不會打的落落長一篇啦！

當然啦！我們也不是專職在辦活動的公關公司，我們的主業是壽險從業同仁，

加上金控年代，所有的金融商品都能夠販售的情形下，自己的工作事務也算滿多的了！

還要再加上這次辦活動要開會，時間上真的很不容易安排，也比較吃緊一些！

總召一開始是把所有的工作都分配下去，之後只要掌控我們各組的進度即可，

可能是分工分的不夠細，最後我們文書組還要負責報到的流程及活動後問卷的發放，

如果真的要做，應該由活動組來做，頂多我們文書組只是協助而已！

活動分成打漆彈、垂降、攀岩的冒險奇兵及騎單車闖關、尋寶的黃金傳奇！

中午都是烤肉來填飽大家的肚子！

這次的活動我們單位一共報告了240人，本來我們的人力就已經很吃緊，

有些事情就分給各家族的人員來協助，像是闖關遊戲的關主及各家族也派2名攝影人員，

到時將照片交給我們統一後製成影片！

而我們親愛的總召大人，習慣將很多事攬在身上做，最後造成成效不好，

是我主要寫這篇文章的原因，女王我不是在抱怨，

是希望在這次的活動中，從做的不適當的地方學習改進，將做的不錯的地方繼續保持，

這樣下次我們辨活動就會更完美啦！

像以我們文書組，早早就把宣傳海報做好了！

等所有的分組確認後，我們才能做名牌，而名牌就是大工程，

報到表、名牌都和活動組安排分組有關，

再加上活動問卷的部份，我請總召向主持人確認問卷內容，

MAIL也發了很久，他始終沒去找主持人確認，最後還是我找了很久，

才知道主持人有換人，而且還換了2個人都是他們私下決議，我並不知情，

後來活動問卷要修改的地方，我又要問其他家族的家長，而家長最後才告訴我負責下次活動的人是誰？

我光搞這個問卷確認定稿又用了半天的時間，真的很浪費時間耶！

再來說說活動當天發生的事吧！

活動流程大致上是，

8:40~9:00  報到

9:00~10:00  主持人破冰、團康

10:00~12:00  打漆彈的冒險奇兵及闖關的黃金傳奇分別進行

12:00~14:00  烤肉

14:00~16:00  打漆彈的冒險奇兵及闖關的黃金傳奇分別進行

16:00~16:30  回饋及分享

16:30~19:00  泡湯

就先說說到底我們攬了多少事做，

一、報到

原本女王的想法是請各家族派一個人來負責報到的部份，畢竟我們單位有100多個同仁，

自己家族的人總是會認識吧！而且感情也比較好，到時可以和同仁來賓寒暄問候比較適當！

沒想到，總召說，各家族派人出來當關主已經很不願意了，再找他們的人來協助報到，這樣不好啦！

沒關係我們自己做！

女王的想法是這是全單位的活動，我們是同仁，本來就應該要互相協助把活動辦好，

而不是同仁有付錢，抱著我就是來玩的心態不幫忙吧！

況且我們所有的工作人員也是我付錢還沒得玩耶！

我本來已經上台報告和全單位同仁說好了！我們在報到處只做確認同仁、來賓有進到會場，告知他們所屬的烤肉組別，

而且也有將組別發MAIL到每個人的信箱，另外活動時所準備的每個人的名牌是放置在烤肉的桌上，

只要他們到自己的所屬的烤肉組桌上就會看到自己的名牌，

沒想到總召說，這樣不好，還是在報到時發放名牌，這樣一個家族1個工作人員負責，就出去了5個人力！

如果有同仁或來賓遲到，我們必須等他們等到10點！

我覺得沒必要我們5個報到的人員等這些遲到的同仁、來賓吧！

畢竟我們是團隊活動，有表訂的時間，如果很多事都不按照時間走，那訂流程要幹嘛！？

等到10點也無所謂！重點是之後的報到表要交給誰？因為我們也有中午才要來的同仁！

本來我的組員說，交給各家族家長來保管及控管自己家族來的人數，

沒想到總召大人說交給他要親自保管！

所以我9點50分撒報到處時，我們就把各家族的報到表給了總召！我的責任就到此結束！

加上活動當天活動組的器材要SETTING好，活動組的人也不夠多，造成人力真的很吃緊，大家的工作都很吃重！

我們還很貼心的找了一個同仁在關渡站協助同仁或來賓搭公車或計程車共乘前往活動會！又再少1個人力！

報到時還有4個人力是要去做迎賓人員，會拿著相框讓同仁、來賓拍照！其中我們的總召大人還自己要兼著做迎賓人員！

他天真的以為活動當天他有時間可以這樣做，沒想到當天他忙到不可開交，才要找人幫忙，但我們早就分組好了，

誰能幫他的忙！這樣所剩人力不到5人了！

總召在活動之前還說要做活動當天的音控，我們家族的同仁勸他不要，他還是很堅持！

還好我們當天文書組場佈十分迅速，8點半就已經在等同仁、來賓來報到了！

在9點半時有個小插曲是我們有單車分組表，活動組人員找我拿的時候，

我真的是一臉茫然，因為從頭到尾活動組都說他們會負責單車分組表，

那時他們有給我看了一眼，還問我同事說這樣可以嗎？就把那單車分組表放在桌上，

而我一直以為那是測試版的，我還把它收起來想當廢紙用耶！(是有沒有這麼節儉啊！？)

只好活動組再匆忙跑去7-11印製！後來才知道，其實我們活動場地裡面的辦公室就可以印資料，

根本不必跑出去7-11印，真的是溝通協調不良耶！

當天中午，我和寶貝打完漆彈後，已經12點多了，加上那時烤肉同組只有我一個人在，

我先請我同事幫我升火，其實有噴燈，升火並不是難事，我幫他們那組烤肉！

之後又因為同組的人還沒回來，有回來到座位上的也沒人要來幫忙烤肉，

為此我還和寶貝有了些口角的爭執！搞得我們心情都不好！

後來總召大人跑來找我，請我和各家族家長確認中午會到的人員來了沒？

我說我沒有報到表，我怎麼確認各家族的是否來了？中午會到的人也不超過10個人確認起來應該不難？

總召硬是想把中午會到的人交給我來確認，我說我現在在忙，我們這組沒有人烤肉，我得要幫忙走不開！

總召只好離開去找別人協助，離開時還丟下一句話說，他到現在還沒吃東西耶！

我默默地忍受了總召的情緒性的話語！不想再和他起任何無謂的爭執！

寶貝這時也講了很大聲說，我們也還沒吃啊，誰吃了！？

總召一離開的當下，我只覺得，當初就有好幾個工作人員和你說，請中午會到的同仁向自己家族的家長報到，

總召只要向家長確認同仁有沒有來就好了，而你堅持要親自管理所有報到的同仁、來賓的報到表，

那為什麼我要為你做的錯誤決策而負責！？

二、烤肉後場地清潔

接近2點鐘，總召跑去和生活組組長說，等等同仁、來賓烤完肉，要生活組的幫忙清潔所有的桌面，

生活組組長說，讓各組的人員自己清潔就好了啊！負責烤肉後清潔的人員只有2個人，怎麼可能收完200多個人的東西啊！？

而且我們也不知道哪些食物是垃圾還是要繼續食用的！？

再者我們開會討論細部流程時就說了，負責烤肉後清潔的人員只要協助、監督，並非執行者！

我心想，如果監督的人都要下去實做的話，那以後誰敢當顧問啊！？

快4點的時候，生活組組長有和園區的人確認，我們有付清潔費，所有的清潔會由園區的人責責，

我們並不必整理，

總召，你又醜一嚕！

三、活動結束前的問卷發放

本來我們是要等所有人都集合好，統一回饋、分享，然後發放問卷及摸彩卷讓來賓填寫，

沒想到近4點時，總召又跑來找我說，

說叫我準備發問卷，還很不爽地說，那是你們的工作，

我心想你是吃錯什麼藥啊？我們明明就會先回饋和分享，

現在又還沒做到回饋，而且所有的人都還沒回來，要發什麼問卷啊！？

之後這點我有和他反應說，問卷是等主持人說我們才要發的！

總召叫我把所有的問卷先按照各組人數分好，我說我沒有各組所有人員的人數耶！

他說那你先看座位上有多少人，就先這樣算人數啊！

我再說，但現在所有的人員都沒有回到位子上，現在算一次等等所有的人回來是不是又要再算一次？

而且我也和最後ENDING的主持人說好了，等主持人說要寫問卷時我才會發！

後來他又問了我說，那我要怎麼發問卷？

我說從排頭發，然後傳問卷啊！

他說這麼會不會發10分鐘的問卷啊？

我說不會！我們有2個人在發啊！

他又說，那各排和各排之間有距離，這樣他們會不會不方便？

我心想，同仁、來賓又不是殘廢，走個三步路，拿到別組應該不難才是！

打漆彈的人還沒回來，

結果呢！主持人竟然沒有等到所有的人都坐定位就請我們先發問卷，

造成我們一直走來走去發問卷，真的很浪費時間！

我想下次如果總召再問我說，我們發問卷會不會發個10分鐘之類的？

我一定會回答他說，以你們的做事方式，可能要發30分鐘才夠用！

最後啊，我們也沒有說活動結束後，

工作人員有沒有要留下來整理什麼的？所以我文書組應該要處理的用好之後，

我就離去回去吃個飯休息了，真的好累喔！

如果這次要開活動的檢討會，我想應該十分精彩才是，

而且我是覺得總召應該沒資格開檢討會，

因為到中後期，他根本不管事，

連我們要做什麼，他都不知道，造成溝通協調上不良，

多頭馬車分別運行，團隊有點混亂！

回想起一個同事跟我說過的一句話叫"將軍無能，害死千軍"

現在就深有同感！

我個人是認為，如果我們做能力範圍內的事會得心應手，

做高於自己能力的事，會學習、成長！

做高於自己能力太多太多的事，可能會承接不下來，只會讓與自己共事的人也很辛苦！

團隊合作本來就是要分工的，如果要把所有事情攬在身上做，那活動不如就你一個人辦就好了！

何必要分組？何必要工作人員呢？

我們都在努力學習、檢討、改進、成長！

也期待下次活動能辦得很精彩、更完美！